Le Chef de projet événementiel orchestre et supervise des événements de la conception de l’idée jusqu’à son aboutissement. Il coordonne les prestataires, répond aux exigences de la demande initiale, s’assure du bon fonctionnement du matériel, de la gestion du budget, des invités, etc. En fonction de la structure pour laquelle il travaille, il peut intervenir sur des événements tels que des conventions, des assemblées, des inaugurations, des événements marketing, des journées portes ouvertes, etc.
Les missions
Le métier de Chef de projet événementiel est polyvalent, il n’existe pas de journée de type et les missions sont nombreuses. Il est constamment en relation avec des prestataires externes ou des équipes en internes, notamment pour capter les besoins et suivre les équipes. Il intervient en amont du projet, lors de l’élaboration du cahier des charges en entreprise ou lors de la rencontre avec le client en agence. Son rôle fondamental peut également l’amener, après plusieurs années d’expérience, à rédiger des recommandations stratégiques en termes d’événements à programmer en fonction des objectifs en place.
Lors des événements, le Chef de projet événementiel est sur tous les fronts. Il supervise les intervenants : traiteur, décorateur, techniciens son et image, hôte et hôtesse d’accueil, il s’assure de la mise en place du matériel et que tout fonctionne, etc. Il participe à l’ensemble des réunions de travail, conçoit et veille au respect du rétroplanning, gère le budget annuel dédié, etc. Il a donc à sa charge de s’assurer que l’ensemble des étapes coïncide avec la demande initiale et répond aux objectifs fixés.
Le rôle du Chef de projet événementiel peut également s’étoffer d’une partie analyse. C’est-à-dire qu’il va, dans un premier temps, fixer les objectifs liés aux événements qu’il organise, puis en analyser les retombées qualitatives et quantitatives, et en faire un reporting. Ces objectifs peuvent être, par exemple, de développer la visibilité d’un produit, de développer des ventes, de créer des relations avec de nouveaux prospects, de favoriser le team building, de créer des retombées médiatiques sur une marque, etc. Ils s’intègrent dans la recommandation rédigée pour la direction, car chaque événement est réalisé dans un cadre précis qui sert l’entreprise qui les organise.
Le profil type
S’il existe autant d’événements que de secteur d’activité (sport, luxe, mode, tourisme, immobilier, …), il y a des qualités indispensables à tout futur Chef de projet événementiel, dont notamment la rigueur, le sens de l’organisation et la capacité à gérer des équipes. En effet, étant donné que le métier demande d’intervenir sur tous les aspects d’un événement, il est primordial de savoir s’organiser pour prioriser et hiérarchiser l’ordre d’importance des tâches. Quant au management, il se fait naturellement en guidant les équipes en interne sur leur expertise métier et les prestataires sollicités pour qu’ils fournissent un travail de qualité.
Mais les atouts fondamentaux du Chef de projet événementiel se trouvent aussi dans sa créativité et son sens du détail. En effet, avec le digital il est de plus en plus difficile de toucher son public avec des actions physiques. Aussi, il faut déborder d’imagination pour mettre en place des événements qui sortent de l’ordinaire, qui frappent par leur originalité et qui créent l’envie d’une façon inattendue. Pour cela, il faut savoir utiliser les différents canaux de communication et leurs avantages, ou s’appuyer efficacement sur les équipes en place qui savent le faire.
Le métier demande aussi de savoir travailler en équipe, car les pôles communication, selon les structures, comportent de nombreuses ressources avec lesquelles il faut collaborer pour mener à bien l’événement. Selon son ampleur, le Chef de projet événementiel peut être amené à travailler avec le Community Manager, le Chargé de communication, le Chef de produit marketing, etc.
Le salaire
On estime le salaire d’un Chef de projet événementiel en sortie d’études entre 28 000 à 32 000€ annuel. Après quelques années d’expériences, son salaire peut monter jusqu’à 40 000€ annuel. Cela dépend fortement du type de structure où il travaille : agence de communication, agence spécialisée, PME, grosse entreprise, freelance, etc.
Quelle formation ?
On retrouve les Chef de projet événementiel au sein de plusieurs types de structure : agence de communication, grosse entreprise, startup, structure spécialisée dans l’organisation d’événements, etc. L’alliance des techniques de communication et de les possibilités infinies de l’événementiel est très appréciée par les jeunes diplômés. Le marché est très dynamique et promet de belles années à ceux qui veulent se lancer dans une carrière de Chef de projet événementiel.
