Le responsable veille fonctionnelle et technique mène des opérations de surveillance et d’action au sein de son entreprise. En effet, il est en charge d’anticiper les tendances du marché aux niveaux fonctionnels et techniques et ainsi donner un avantage concurrentiel à sa structure. Les informations récoltées et traitées par le responsable veille fonctionnelle et technique vont servir de base pour la définition d’une partie de la stratégie de la société.
Afin de mener à bien sa mission, il doit maitriser parfaitement les particularités stratégiques du patrimoine immatériel de son entreprise. Il est également en charge de la protection de ce patrimoine en recherchant les désinformations, agressions, incertitudes qu’il peut y avoir autour. Enfin, tout en prenant en compte les règles de l’éthique, il doit participer à l’orientation stratégique de sa société avec les informations qu’il aura récoltées.
Le métier de responsable veille fonctionnelle et technique
- Le responsable veille fonctionnelle et technique doit en premier lieu concevoir la cartographie des outils de recherche en fonctions des objectifs de veille qu’il s’est fixés. Pour cela il doit comprendre les besoins de son client (interne ou externe), valider avec celui-ci le budget et les objectifs. Puis il va choisir quelle source électronique est adaptée à sa mission (moteurs de recherche, agents intelligents, portails sectoriels, métamoteurs…), mais également travailler avec des sources humaines. Il définit également la fréquence de la recherche et de la visualisation des informations.
- Il est en charge de la mise en œuvre et de la maintenance du dispositif de veille. Pour cela il doit savoir paramétrer les agents de recherche et consulter quotidiennement les sources dont la recherche d’informations est automatisée. Périodiquement, il doit rechercher les informations sur les sources non automatisées (conférences, salons professionnels, forums spécialisés…) et entretenir son réseau de contacts. Enfin, il doit toujours ajuster les paramétrages des moteurs de recherche et des logiciels pour répondre au mieux aux besoins.
- Après avoir recueilli l’information, il faut surtout savoir l’analyser. Cela implique la production de tableaux de bord récapitulatifs (source, thème, priorité et importance stratégique). Grâce à cet outil, le responsable veille pourra recouper les informations et détecter les signaux d’alerte. À la suite de cela il pourra demander une action correctrice ou informer d’un risque à plus ou moins long terme. Cela mènera à la formulation d’hypothèses d’interprétation et à des recommandations.
- Le responsable veille doit alimenter la base de données et synthétiser les informations recueillies. Pour cela il doit saisir régulièrement toutes les informations récoltées dans la base de données, puis les codifier et les classer par thème. Il sélectionne ensuite les données les plus pertinentes afin de rédiger des notes de synthèse.
- Il détermine les canaux de diffusion de l’information. Il doit choisir comment il souhaite échanger avec son client, cela peut passer par l’intranet ou par email pour ce qui est de l’électronique, et par des réunions, des web-conférences ou des colloques. Il détermine également la fréquence et les objectifs du reporting.
- Il a également pour mission de partager ses rapports avec les utilisateurs. Cela passe par l’organisation de réunions ou de colloques durant lesquels il va présenter des documents d’analyse rédigés. Il doit faire part des hypothèses dégagées et formuler des recommandations d’action. Dans le cadre de la gestion de la relation avec les utilisateurs, la compréhension et la mise à jour régulière de leurs besoins et de leurs attentes est essentielle.
Le profil d’un responsable veille fonctionnelle et technique
Afin de devenir responsable veille fonctionnelle et technique, il faut avoir certaines qualités personnelles, mais surtout acquérir de véritables compétences et savoir-faire.
Qualités personnelles du responsable veille fonctionnelle et technique
- Réactif
- Curieux
- Rigoureux
- Esprit d’analyse
- Goût pour la stratégie
- Sens du relationnel
- Bon communiquant à l’écrit comme à l’oral
- Esprit d’équipe
- Esprit de synthèse
Compétences techniques du responsable veille fonctionnelle et technique
- Bonne connaissance de l’entreprise, ses produits, son secteur d’activité et ses concurrents
- Maitrise des techniques Internet : nouvelles techniques informatiques de traçage de l’information
- Techniques d’acquisition d’information : traitement des données, tri, organisation des informations, synthèse
- Techniques d’analyse stratégique
- Techniques de vérification de l’information
- Paramétrage des agents de recherche et ses problèmes techniques
- Maitrise des bases de données, du web informel et invisible, des outils collaboratifs
- Pratique des logiciels de recherche et de traitement de l’information spécifiques
- Utilisation des outils de gestion de contenus et de connaissances
- Connaissance des contraintes légales
